Wirtualne asystentki stają się coraz bardziej popularnym rozwiązaniem dla firm i przedsiębiorców na całym świecie. Dynamiczny rozwój technologii i rosnące potrzeby przedsiębiorstw sprawiają, że delegowanie zadań zdalnym specjalistom przynosi wiele korzyści. Wirtualne asystentki nie tylko odciążają swoich klientów z codziennych, często czasochłonnych obowiązków, ale także wprowadzają nowe perspektywy oraz świeże pomysły do prowadzonego biznesu. Dla wielu osób, zwłaszcza tych, którzy prowadzą małe firmy lub działają jako freelancerzy, współpraca z wirtualną asystentką może okazać się kluczowa dla utrzymania równowagi między pracą a życiem osobistym.
Czy rzeczywiście delegowanie zadań osobie z zewnątrz może zwiększyć efektywność pracy? Jak wirtualne asystentki wpływają na innowacyjność i rozwój małych przedsiębiorstw? W naszym dzisiejszym wywiadzie postaramy się znaleźć odpowiedzi na te i inne pytania. Moją rozmówczynią jest Katarzyna Masztaller, która od lat zajmuje się świadczeniem usług jako wirtualna asystentka i ma na swoim koncie liczne sukcesy zawodowe.
Katarzyna Masztaller: Widzę ogromne korzyści! Jako Wirtualna Asystentka działam od 2020 roku. Przez ten czas zobaczyłam, że po rozpoczęciu ze mną współpracy moi klienci mają czas na zupełnie inne zadania, które jeszcze bardziej rozwijają ich biznes.
Albo, jeśli dużo pracowali, to mają w końcu czas na odpoczynek i relaks, co również jest szalenie ważne w tym zabieganym dzisiejszym świecie. Poza tym można delegować zadania, których się nie lubi robić, a są konieczne przy prowadzeniu biznesu. A ja przynajmniej mam pracę i wykonuje to, co lubię najbardziej robić.
Powiedziałabym, że wszystko, prócz merytoryki, chociaż tutaj można oddelegować zrobienie researchu w danym temacie. Wirtualna Asystentka stworzy dla Ciebie treści na social media, przygotuje grafiki, zajmie się newsletterem, uruchomi sklep internetowy i zajmie się jego obsługą. Może też zająć się sprawami związanymi z dokumentacją – np. przygotowaniem rozliczenia dla księgowej, wystawianiem faktur na bieżąco (jeśli nie masz wdrożonej automatyzacji). Niektóre Wirtualne Asystentki zajmują się sprawami typowo administracyjnymi, które można wykonywać zdalnie, organizują wyjazdy służbowe (załatwianie transferów, hotelu dla klienta), umawiają na spotkania służbowe i prywatne (np. do lekarzy), pilnują kalendarza klientów.
Tutaj dużo zależy od umiejętności i doświadczenia danej Wirtualnej Asystentki, więc może się okazać, że potrzebne będą dwie czy nawet więcej osób, w zależności od tego co chcemy oddelegować.
Moim zdaniem wpływa bardzo pozytywnie. Jeżeli ktoś w swoim biznesie pracował sam i zajmował się wszystkim od A do Z, to zatrudnienie nowej osoby, która zna się na tych zadaniach zdecydowanie poprawi produktywność i efektywność. Zwłaszcza, że wejdzie ona z nowym nastawieniem i pomysłami, bazując na swoim doświadczeniu.
Często siedząc przez wiele lat w firmie nie zauważamy, że pewne rzeczy, procesy można uprościć, czy zautomatyzować. Doświadczona Wirtualna Asystentka to zauważy i zaproponuje zmiany.
Moim zdaniem nie. Sama pracowałam stacjonarnie kiedyś jako specjalistka ds. administracji w firmie produkcyjnej. Moim zadaniem było m.in. zajmowanie się pocztą tradycyjną, archiwizacją dokumentów w segregatorach według określonego schematu. Są jednak zadania, które (w zależności od firmy) są konieczne, aby wykonywać je stacjonarnie.
Ale jednak wiele spraw można oddelegować i mogą być wykonywane zdalnie – jak np. obsługa skrzynki mailowej, obsługa sklepu internetowego z produktami cyfrowymi.
Wszystkie takie, których nie lubimy robić (śmiech). Ale przede wszystkim moim zdaniem Wirtualna Asystentka powinna być otwarta na wyzwania. Każdy nowy klient, nowa współpraca to nowe rzeczy, których można się nauczyć. Moją dewizą jest “Jeśli czegoś nie umiem, to chętnie się tego nauczę”. I właśnie w ten sposób poznałam wiele nowych narzędzi, które wykorzystuję w pracy dla moich… kolejnych klientów! Dzięki temu zdobywam nową wiedzę i doświadczenie, które mogę jeszcze rozszerzyć, bo to co sprawdza się w jednej branży, będzie inaczej sprawdzało się w innej.
Moim zdaniem dużym wyzwaniem jest sztuczna inteligencja, która w pewnym wymiarze może zmniejszyć zapotrzebowanie na pewne usługi, które do tej pory wykonywały Wirtualne Asystentki. Ale! Nie ma co załamywać rąk, tylko okiełznać tego byka. Trzeba poznać nowe narzędzia i nauczyć się je wykorzystywać w swojej pracy dla klientów.
Myślę, że tak. Pokazała nam to już pandemia, że wiele rzeczy można bez problemu robić zdalnie. Dzięki temu część zadań można oddelegować komuś spoza firmy, ale też inaczej zorganizować pracę w danej firmie. Jak? Np. pozwalając dotychczasowym pracownikom na pracę w trybie home office. Wirtualne Asystentki mogą też wspierać działanie firm, które głownie do tej pory pracowały stacjonarnie – zajmując się rzeczami, które można robić zdalnie, jak np. obsługą social mediów, czy newsletterem.
Przede wszystkim to, czy umiejętności danej Wirtualnej Asystentki odpowiadają temu, co chcemy oddelegować. Warto tutaj od razu w ogłoszeniu dać informację, że będzie zadanie próbne (płatne) do wykonania. W ten sposób właśnie można sprawdzić w jaki sposób dana osoba działa.
Warto też przeprowadzić rozmowę z daną osobą, aby ją poznać i sprawdzić czy “nadajemy na tych samych falach”. Z doświadczenia wiem, że jeśli między klientem a Wirtualną Asystentką panuje serdeczna, przyjazna atmosfera, to współpraca jest zdecydowanie bardziej owocna i osiągana jest lepsza efektywność w działaniu.
Jeśli są jakieś zadania, których wykonywanie stresuje przedsiębiorcę, to warto wtedy delegować te zadania Wirtualnej Asystentce. Nie lubisz pisać treści na social media i blokuje to wszystko Twoje zadania? Zleć ich napisanie! Tak samo z grafikami. Czeka Cię wystąpienie i nie wiesz od czego zacząć i co ująć, przez co nie robisz nic? Poproś o pomoc specjalistkę w tym temacie!
Dzięki temu, że oddelegujesz zadania, które Cię stresują osobie, która się w tym specjalizuje, to Ty możesz się skupić na zadaniach, które sprawiają Ci radość i przyjemność, przez co… będziesz szczęsliwszą przedsiębiorczynią, a zadania będą wykonane.
Oczywiście! Gdy ktoś sam przez długi czas pracował w swoim biznesie, był przemęczony, przepracowany i nie miał na nic siły, to wsparcie Wirtualnej Asystentki będzie nieocenione. Praca będzie zrobiona i to całkiem możliwe, że nawet lepiej, niż gdyby się tym zajmować osobiście, a uwolniony czas można przeznaczyć na coś, co sprawia ogromną przyjemność i zrelaksować się.
Myślę, że przyszłością będą umiejętności związane z wykorzystaniem sztucznej inteligencji w biznesie, na różnych polach. Już teraz możemy wspomagać się przy tworzeniu treści czy grafik ChatemGPT, ale… trzeba jeszcze umieć napisać odpowiednie prompty. I tutaj widzę duże pole do działania dla Wirtualnych Asystentek.
Wirtualna Asystentka
Od 2020 roku wspieram przedsiębiorców w dynamicznym rozwoju ich firm, pomagając im nie tylko osiągać, ale i przekraczać założone cele biznesowe.
Pomagam moim klientom m.in. w optymalizacji strategii marketingowych, tworzeniu angażujących treści i grafik, zarządzaniu stronami internetowymi i sklepami online oraz wdrażaniu nowoczesnych rozwiązań z zakresu sztucznej inteligencji. Moje wsparcie obejmuje także budowę i zarządzanie platformami kursowymi, tworzenie harmonogramów oraz planowanie contentu.
Jestem współautorką książki „Chcę WWWięcej” oraz redaktorką prowadzącą magazynu i portalu GIRLBOSSKIE.PL.
Stawiam na ciągły rozwój i poszerzanie kompetencji. W 2022 roku ukończyłam studia podyplomowe z Praktycznego Marketingu Internetowego w Wyższej Szkole Bankowej. Jestem także absolwentką programu „Umiejętności Jutra”, organizowanego przez Google i SGH w 2022 roku. Od 2024 roku specjalizuję się w rozwoju i stosowaniu metod sztucznej inteligencji, a swoją wiedzę zdobyłam w IMOK.
Moja dewiza to: „Jeśli czegoś nie umiem, to chętnie się tego nauczę.”
Prywatnie uwielbiam czytać książki, szydełkować i oglądać seriale. Mojego męża i ojca naszych dzieci poznałam w Zespole Tańca Ludowego „Poligrodzianie”. W wieku 18 lat zdobyłam prawo jazdy na ciężarówkę i przez pewien czas rozwoziłam towary po Polsce i Europie Zachodniej.
FB: https://www.facebook.com/asystentkakasiamasztaller
IG: https://www.instagram.com/asystentkakasia/
LinkedIN: https://www.linkedin.com/in/katarzyna-masztaller/
FOT. Agnieszka Werecha-Osińska, Foto Do Kwadratu
