Pracownik wkleja do ChatGPT, Gemini Google, Claude czy Copilot treść umowy, dane klienta albo fragment dokumentacji medycznej. Prosi o przygotowanie odpowiedzi, streszczenie lub analizę. Po chwili orientuje się, że do zewnętrznego narzędzia trafiły informacje, które nie powinny nigdy tam trafić. Co wtedy?

Najkrótsza odpowiedź prawnika brzmi: to zależy od okoliczności, ale odpowiedzialność może ponosić zarówno pracownik, jak i pracodawca. Sam fakt, że dane wprowadził konkretny człowiek, nie oznacza jeszcze, że cała odpowiedzialność spadnie na niego. W relacji pracowniczej pracownik działa zazwyczaj w ramach organizacji stworzonej i nadzorowanej przez pracodawcę, wykonuje polecenia przełożonego i realizuje swój zakresy czynności ponieważ to pracodawca jest Administratorem Danych Osobowych.

Jeżeli do bezpłatnej wersji ChatGPT trafiają dane osobowe klientów, kontrahentów, pracowników lub innych osób, mamy do czynienia z incydentem RODO. W typowej organizacji administratorem takich danych pozostaje pracodawca. To on wybiera narzędzia, określa cele przetwarzania i powinien ocenić związane z nimi ryzyko. Dodatkowo, to on technicznie i organizacyjne musi zabezpieczyć dane osobowe.

Obowiązki pracodawcy a RODO przy korzystaniu z AI

Pracodawca ma obowiązek organizować pracę tak, aby zapewnić właściwe wykonywanie zadań i ochronę informacji.

Art. 94 Kodeksu pracy nakłada na niego między innymi obowiązek zaznajomienia pracowników z zakresem obowiązków i sposobem wykonywania pracy, dostępnymi narzędziami pracy. a także prowadzenia dokumentacji w sposób zapewniający jej poufność, integralność, kompletność i dostępność.

Z perspektywy RODO znaczenie mają przede wszystkim zasada minimalizacji danych, ograniczenie celu, poufność i rozliczalność. Firma powinna więc wiedzieć, jakie dane są przekazywane do narzędzia AI, w jakim celu, na jakiej podstawie prawnej i przez kogo. To też czas, by pojawiły się procedury AI. Naruszenia mogą prowadzić do odpowiedzialności administracyjnej, cywilnej, a w określonych sytuacjach także pracowniczej. Za poważne naruszenia RODO administratorowi mogą grozić kary liczone w milionach.

Nie oznacza to jednak automatycznej odpowiedzialności pracodawcy za każdy błąd. Istotne będzie to, czy firma miała jasne procedury, szkoliła personel, ograniczała dostęp do danych, kontrolowała używane usługi, czy doszło do wysokiego ryzyka dla praw osób, których dane dotyczyły.

Pracownik również może odpowiadać, ale czy na pewno?

Pracownik nie może zasłaniać się tym, że korzystał z ChatGPT w interesie firmy. Jeżeli znał zakaz przekazywania danych na zewnątrz, podpisał zobowiązanie do zachowania poufności albo z charakteru jego stanowiska wynikła szczególna ostrożność to świadome złamanie tych reguł może być naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych.

Znaczenie w takiej sytuacji będą miały między innymi:

ryzyko dla praw i wolności osoby lub osób, których dane zostały naruszone,
rodzaj przekazanych informacji,
rozmiar wycieku,
zamiar pracownika,
stopień niedbalstwa,
wcześniejsze szkolenia
czy pracownik działał na polecenie przełożonego.

Inaczej ocenione może zostać przypadkowe użycie zanonimizowanego fragmentu tekstu, a inaczej przesłanie bazy klientów, akt osobowych lub dokumentacji zawierającej dane o zdrowiu.

Naruszenie zasad przetwarzania danych może skutkować odpowiedzialnością pracowniczą, włącznie z rozwiązaniem stosunku pracy. Pracownik może także odpowiadać materialnie, jeżeli jego działanie wyrządziło pracodawcy szkodę. Ocena powinna uwzględniać jego winę, wysokość szkody i związek przyczynowy.

Praktyczne zasady dla pracowników

Najbezpieczniejsza zasada brzmi: do publicznego ChatGPT nie wprowadzamy informacji, których nie można ujawnić nieznanemu dostawcy zewnętrznemu. Pracownik powinien więc stosować co najmniej następujące reguły:

korzystać wyłącznie z narzędzi i kont zatwierdzonych przez pracodawcę,
nie wklejać danych osobowych, numerów dokumentów, adresów, danych finansowych, informacji o zdrowiu ani całych dokumentów klientów,
przed użyciem AI usuwać imiona, nazwiska, numery spraw, identyfikatory i inne elementy pozwalające rozpoznać osobę;
nie przekazywać informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, tajemnicę zawodową lub poufne warunki umów;
podawać tylko taki fragment materiału, który jest niezbędny do wykonania konkretnego zadania;
sprawdzać każdą odpowiedź AI, ponieważ narzędzie może wygenerować nieprawdziwe informacje, błędną podstawę prawną albo nieistniejące orzeczenie;
nie podejmować wyłącznie na podstawie odpowiedzi AI decyzji dotyczących rekrutacji, wynagrodzenia, zwolnienia lub praw klienta;
zapisywać, w jakim celu użyto AI i czy wynik został zweryfikowany przez człowieka;
natychmiast zgłosić przełożonemu lub inspektorowi ochrony danych przypadkowe przekazanie informacji do niewłaściwego narzędzia.

Samo zastąpienie nazwiska słowem „klient” nie wystarczy, jeśli z opisu sprawy nadal można łatwo ustalić, o kogo chodzi. Zaleca się również sprawdzenie, gdzie dostawca przechowuje dane, jak długo je retencjonuje i kto może uzyskać do nich dostęp.

Co powinna zrobić firma?

Pracodawca powinien stworzyć krótką i zrozumiałą politykę korzystania z generatywnych modeli AI. Powinna ona wskazywać zatwierdzone narzędzia, zakazane kategorie informacji, zasady anonimizacji, obowiązek weryfikacji wyników oraz sposób zgłaszania incydentów.

Przy pracy zdalnej pracodawca ma obowiązek określić procedury ochrony danych i w razie potrzeby, przeprowadzić instruktaż lub szkolenie. Pracownik powinien potwierdzić zapoznanie się z procedurami i ich przestrzegać. Te same standardy warto stosować także przy pracy stacjonarnej.

Firma powinna ponadto ocenić dostawcę usługi, zasady przechowywania danych, możliwość ich usunięcia oraz warunki powierzenia przetwarzania. W zależności od modelu usługi dostawca AI może bowiem przetwarzać informacje w imieniu przedsiębiorcy albo wykorzystywać je według własnych zasad.

Kto odpowiada za wyciek?

Odpowiedź zależy od podziału obowiązków i konkretnego przebiegu zdarzenia. Co do zasady odpowiada zawsze Administrator. Jeżeli pracownik świadomie złamał jasne reguły, jego odpowiedzialność może być realna. Jeżeli jednak firma nie ustanowiła żadnych zasad, nie przeszkoliła personelu i pozwoliła na niekontrolowane używanie zewnętrznych narzędzi, problem może leżeć przede wszystkim po stronie pracodawcy jako administratora danych.

Dlatego najważniejsze pytanie brzmi nie tylko: „kto wkleił dane do ChatGPT?”, lecz także: „czy organizacja przewidziała takie ryzyko, a pracownik wiedział, czego nie wolno mu robić?”. Odpowiedzialne korzystanie ze sztucznej inteligencji wymaga zarówno ostrożności pracownika, jak i konkretnych procedur, szkoleń oraz kontroli po stronie pracodawcy czyli Administratora Danych Osobowych.

Milena

Markiewicz-Jurzyńska

Radca prawny, doradca korporacyjny, Inspektor Ochrony Danych oraz ekspertka w obszarze prawa pracy, ochrony danych osobowych i HR. Partner w biznesie.

Jako praktyk sprawnie łączy zaplecze prawnicze z wieloletnim doświadczeniem menedżerskim. Dzięki temu analizuje przepisy przez pryzmat codziennych potrzeb oraz realiów funkcjonowania organizacji.

Share